مجموعه ای از ارائه های توصیفی (مدل ها) در ارتباط با تشریح یک سازمان چندان که بتواند منطبق بر نیازمندی های مدیریت (کیفیت)، تولید شده باشد و در دوره حیات مفیدش قابل نگهداشت باشد(تغییرکند).
لزوم معماری سازمانی را می‌توان در ظهور سازمانهای بزرگ، نیاز به طراحی و توسعة سیستمهای اطلاعاتی پیچیده، ظهور سیستمهای اطلاعاتی با منظورهای خاص و اهمیت انعطاف پذیری سازمانها در برابر فشارهای بیرونی نظیر تغییر کسب و کار، تغییر مأموریتها و ساختارهای سازمانی و تغییرات سریع فناوری ارزیابی کرد.
تعریف معماری سازمانی در طول سالهای اخیر دچار تغییر و تکامل شده است. قانون دولت الکترونیک امریکا در سال 2002 معنای معماری سازمانی را اینگونه تشریح می کند:
- یک پایگاه از اطلاعات راهبردی که ماموریت را تعیین می کند
- اطلاعاتی که برای انجام ماموریت لازم است
- فناوری هایی که برای انجام ماموریت مورد احتیاج است
- فرآیندهای انتقالی که برای پیاده سازی فناوری های جدید در پاسخگویی به تغییر نیازها لازم است و شامل سه قسمت کلیدی می شود:
- معماری موجود
- معماری مطلوب
- یک برنامه انتقالی
راهنمای کاربردی معماری سازمانی فدرال نیز از همین تعریف استفاده کرده، مضاف بر اینکه معماری را اینگونه تشریح کرده است: "ساختار مولفه ها، روابط بین آنها و قوانین و راهنمائی هائی که حاکم بر روند طراحی و تکامل آنها می باشد"
امروزه برداشت حداقلی بر روی کلیات معماری سازمانی وجود دارد به این گونه که معماری سازمانی شامل مدل های کسب و کار، فرآیندها ، داده ها، سیستم های پشتیبانی کننده حرفه و همچنین زیرساختارهای فناوری برای هر دوی معماری موجود و مطلوب تعریف می شود، همچنین در معماری سازمانی نیاز به استانداردها، ملاحظات امنیتی و یک طرح انتقال می باشد.
انواع معماری سازمانی
برای معماری سازمانی فقط یک تعریف مشخص وجود ندارد، یکی از دلایل این امر برداشت های مختلفی است که از این مفهوم شده است. سه گروه عمده با مقوله معماری سازمانی سروکار دارند و بنابراین باید سه دسته تعریف متفاوت برای معماری سازمانی ارائه داد، هر تعریف شامل اهداف، دلایل و دیدگاهها و ذینفعان خاص خود است.
معماری سازمانی با محوریت فناوری اطلاعات
در این مورد هدف از معماری سازمانی همراستا نمودن فناوری اطلاعات با کسب و کار جهت بهبود کارائی و بازدهی است. تاکید این رهیافت بر لایه های پائین بوده و یکپارچگی سیستم های اطلاعاتی و موثر بودن زیرساخت های فناوری مورد هدف است، بدین ترتیب با سازماندهی منظم فناوری اطلاعات، کارائی بهبود یافته و هزینه های سازمان کاهش می پذیرد. معماری حرفه در حد مدلسازی فرآیندها و نیازهای اطلاعاتی انجام می شود تا سیستم های اطلاعاتی با توجه به این نیازها طراحی یا تکمیل شوند. اکثر پروژه های معماری سازمانی از این جنس هستند و معمولا توسط اداره(معاونت) فناوری اطلاعات سازمان ها مدیریت و اجرا می شوند.
این رهیافت معمولا با ساختاری چند لایه از زیر معماریهای حرفه، اطلاعات، سیستم، داده و فناوری نمایش داده می شود. هر لایه نیازهای خود را به لایه پائین تر منتقل می کند و از طرفی دیگر مسئول برآورده سازی نیازهای لایه های بالاتر خود است. لایه های بالائی مستقیما با اهداف و ماموریت سازمان در ارتباط بوده و به دنبال برآورده سازی رضایت ذینفعان هستند درحالیکه لایه های پائین تر پشتیبانی کننده لایه های بالائی از طریق فناوری اطلاعات هستند.
توجه اصلی این رهیافت بر معماری سیستم های اطلاعاتی و زیرساخت های فناوری است، به کسب وکار در حد شناسائی نیازها و انتقال آنها به لایه های پائین تر توجه می شود و خبری از مهندسی مجدد فرآیندها نیست.
معماری سازمانی فرآیند محور
این نوع معماری سازمانی با هدف مدیریت و بهبود فرآیندها صورت می پذیرد، اهداف حرفه با رویکردی بالا به پائین به عملیات و فعالیت ها نگاشت می شود تا نهایتا کلیه فرآیندهای حرفه به روشی که گفته خواهد شد، سازماندهی شوند، این نوع پروژه های معماری سازمانی توسط مدیران ارشد حرفه اجرا شده و زیر نظر مستقیم ریاست سازمان می باشند.
- ابتدا فرآیندها بهینه سازی می شوند و سپس هر فعالیت به یک نقش یا سیستم اطلاعاتی اختصاص داده می شود. بهینه ازی فرآیندها بدون در نظر گرفتن فناوری اطلاعات انجام می شود، اما نتیجه کار در مرحله بعد به فناوری اطلاعات سازمان متصل می شود.
- فرآیندها طراحی مجدد می شوند تا حداکثر استفاده از قابلیت های انسانی و ماشینی محقق شود.
- در سطح فناوری اطلاعات طراحی یا پیاده سازی انجام نمی شود، بلکه از امکانات موجود در جهت بهره وری حداکثری استفاده می شود. فرآیندهای موجود درهر سازمان را می توان به سه دسته کلان تقسیم بندی نمود:
- فرآیندهای تولیدی(اولیه): این فرآیندها محصول یا خدمات سازمان را برای مشتریان ارائه می کنند.
- فرآیندهای پشتیبانی: پشتیبانی کننده فرآیندهای نوع اول هستند و هدف آنها تهیه منابع و مواد مورد نیاز برای تولید(ارائه خدمت) است.
- فرآیندهای مدیریتی: هدایت کننده و هماهنگ کننده فرآیندهای تولیدی و پشتیبان هستند، اهداف و شرایط را در نظر می گیرند و به دنبال جلب رضایت مشتری و محقق نمودن اهداف سازمان هستند.
هر سه دسته این فرآیندها در حوزه معماری سازمانی فرآیند محور قرار دارند.
معماری سازمانی دولت محور
در این رهیافت که مخصوص سازمانهای ستادی است، هماهنگی و هدایت بین اجزاء و حوزه هائی که خود نوعی سازمان محسوب می شوند، مورد توجه است. دربحث مدیریت سازمانی و به هنگام مواجهه با پیچیدگی دو راهبرد کلان مورد توجه معماران قرار دارد، اول مدیریت و کنترل یکپارچه و مرکزی سازمان در حوزه های مختلف است که بصورت جامع و متمرکز انجام می شود و دوم تقسیم سازمان به زیر مجموعه هائی است که هر کدام دارای مدیریت مخصوص خود بوده ولی هماهنگی های بین این مجموعه ها بصورت فدرالی و ستادی انجام می شود، معماری سازمانی دولت محور بر پایه این راهبرد است.
در این روش همانطور که گفته شده سازمان به اجزائی با نام حوزه های کسب و کار تقسیم می شود، هر حوزه تصمیم گیریها و مدیریت داخلی خود را داراست، درحالیکه اهداف سازمان و وظایف کلی توسط ستاد هماهنگ و مدیریت می شود. هر حوزه به دنبال افزایش کارائی و بهره وری در بخش خود بوده و می توان آن را نوعی سازمان کوچک در نظر گرفت، مجموعه این حوزه ها با همدیگر تشکیل سازمان مرکزی را داده که وظیفه نظارت و همراستا نمودن حوزه ها را بعهده دارد.
دراین نوع معماری فعالیت های داخلی هر حوزه کنترل و مدیریت نمی شود بلکه نتیجه و ما حصل این فعالیت ها در قالب شاخص های کارائی و جهت گیریهای رقابتی با دیگر حوزه ها هماهنگ و همراستا می شود، لذا مدیریت و بهبود فرآیندهای داخلی هر حوزه یا طراحی و یکپارچه سازی سیستمهای اطلاعاتی خارج از موضوع معماری سازمانی دولت محور بوده و مربوط به معماری داخلی هر حوزه می شود.
مجموعه عناصری که در این رهیافت مورد توجه هستند به این قرار می باشد:
- ماموریت سازمان
- راهبردهای سازمان
- فروش و داد و ستد
- رقبای تجاری
- محصولات و سرویسها
- منابع کلیدی
- روش های عملیاتی
- مشتریان
- محیط
- ذینفعان